Bent u een Microsoft Dynamics Business Central-gebruiker die moet rapporteren aan de Nederlandse regelgevende instanties? Sinds 2008 werken Microsoft en Semansys samen om gebruikers (ondernemers of accountants) van Microsoft Dynamics Business Central te ondersteunen en in staat te stellen het volledige proces te voltooien, terwijl de gebruiker nog steeds de controle heeft over het creëren en kwalificeren van de gegevens voor de regelgevende instantie.

Waarom is dit nodig?

Microsoft Dynamics Business Central is een populair boekhoudsoftware dat wordt gebruikt door kleine tot middelgrote zakelijke gebruikers en wordt geleverd via de O365-productiviteitssuite voor bedrijfsproducten.  De informatie die in dit systeem is ingevoerd, beheerd en verantwoord, is van cruciaal belang voor de ondernemer om te rapporteren aan de noodzakelijke overheidsinstanties (bijvoorbeeld jaarverslag bij de Kamer van Koophandel en Omzetbelastingaangifte bij de Belastingdienst). Deze regelgevende instanties accepteren doorgaans gegevens in XBRL met een voorkeur via elektronische indiening via API’s.

Een ondernemer of accountant kan proberen zelf XBRL rapportages te maken, maar dit wordt niet aanbevolen omdat het een technisch formaat is en zéér gedetailleerd is. Het fundament is een taxonomie met daarin gedefinieerde rapportage, validatie- en levering regels. We ondersteunen de mogelijkheid om de gegevens uit hun systeem te exporteren en in xbrlOne te importeren om de XBRL te creëren, valideren en af te leveren in één enkele eenvoudige interface.

Wat is het proces?

Ik moet een specifiek rapport indienen bij een specifieke uitvragende instantie?

Het mooie van XBRL als formaat voor zakelijke rapportages is dat het meerdere verschillende use-cases ondersteunt zonder dat de eindgebruiker (accountant of ondernemer) te confronteren aan de technische uitdagingen bij het maken ervan. De software die wordt geleverd door onafhankelijke softwareleveranciers (ISV’s) gebruikt deze standaard, gedreven door taxonomieën die zijn gepubliceerd door regelgevende instanties, om het volledige (end-to-end) keten voor standaard bedrijfsrapportage (SBR) te ondersteunen.

De eerste vereiste is om te valideren en te begrijpen welk bedrijfsrapport u wilt maken en waar deze moet worden afgeleverd. Dit kunt u het beste doen in overleg met uw accountant of toezichthoudende instantie, aangezien elk bestuursorgaan anders is. U zal ook moeten valideren dat uw boekhoudsoftware dit rapportage ondersteunt. Voor een lijst met door Microsoft Dynamics ondersteunde XBRL-rapportagetypes kunt u verwijzen naar https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/bi-create-reports-with-xbrl.

De tweede voorwaarde is om ervoor te zorgen dat uw boekhoudgegevens correct worden ingevoerd. Microsoft Dynamics Business Central maakt dit eenvoudig en gemakkelijk voor u als ondernemer met behulp van standaardrichtlijnen en bedrijfspraktijken voor gangbare industrieën. Het meegroeien met uw bedrijf wordt ondersteund en u kunt waar nodig een accountant of bedrijfscontroleur inschakelen en toegang verlenen.

Hoe werkt de mapping?

Microsoft Dynamics Business Central slaat de boehoudgegevens op in de interne indeling en structuur. Deze boekhoudgegevens moeten vervolgens worden geconverteerd naar een rapportageformaat (XBRL). Daarom is een mapping binnen Microsoft Dynamics Business Central van de boekhoudgegevens noodzakelijk.

Taxonomieën worden niet vaak bijgewerkt, omdat het een grote impact heeft om up-to-date te blijven. Ze worden gemaakt via regelgevende afdelingen die worden aangestuurd door overheidsinstanties en het beleid van de relevante bestuursorganen volgen. Daarom vereisen ze doorgaans passende communicatie- en wijzigtermijnen.

Zodra de taxonomie (of schema) in het systeem aanwezig is, moet een deskundige de mappings invoeren. Aangezien dit niet regelmatig hoeft te gebeuren, bieden onafhankelijke serviceleveranciers de experts de nodige hulpmiddelen om dit efficiënt en snel te doen. Zodra de mapping is vastgesteld, kan deze vervolgens worden gebruikt en hergebruikt voor elke hoeveelheid van rapportagegegevens die aangeleverd dienen te worden.

Wat gebeurt er als het gemaakte XBRL niet valide is?

Aangezien de meeste validatieregels zijn opgenomen in de taxonomie, zullen de mappings en export vroegtijdig fouten constateren. Eenmaal geëxporteerd, kunt u het Semansys DataBridge-formaat uploaden naar xbrlOne, waar het zal worden geconverteerd naar een XBRL-bericht en worden gevalideerd. De validatie kan conversie, bedrijfsregels of andere validatie meldingen opleveren die ingezien kunnen worden. Vervolgens kunt u de gegevens in Microsoft Dynamics Business Central bijwerken, opnieuw exporteren en de bijgewerkte inhoud verwerken.

Eenmaal gevalideerd, kunt u de indiening met vertrouwen starten, wetende dat de gegevens zijn gevalideerd, gekwalificeerd en voldoen aan de verwachtingen van de regelgevende instantie.

Wat is het volgende?

We erkennen dat dit proces een aantal verschillende handmatige stappen van interactie heeft en destijds correct was om gebruikersvereisten van ongeveer 12 jaar geleden mogelijk te maken. Nu hebben we nieuwe technieken en mogelijkheden, zowel in Microsoft Dynamics Business Central via de AppSource-store voor plug-ins en integraties als in het Semansys-platform via API’s en de cloudversies van onze applicaties. We hebben daarom een directe verbinding toegevoegd aan onze backlog die beschikbaar zal zijn in Microsoft Dynamics Business Central AppSource. Hierdoor blijft de gebruiker binnen Microsoft Dynamics Business Central en kan hij zich via ons xbrlOne platform snel direct bij de Belastingdienst aanmelden.

Voor deze verbinding zijn wij wereldwijd op zoek naar een meewerkende klant of partner. Als u geïnteresseerd bent in het efficiënt uitvoeren van uw rapportage aan uw toezichthoudende instanties en Microsoft Dynamics Business Central wilt gebruiken, stuur ons dan een e-mail op info@semansys.wpcomstaging.com voor meer informatie.