Are you a Microsoft Dynamics 365 Finance User that needs to report to Dutch Regulatory bodies? Since 2008 Microsoft and Semansys have worked together to support and enable users (entrepreneurs or accountants) of Microsoft Dynamics 365 Finance to complete the full process while still allowing the user the control of creating and qualifying the data for the regulatory body.

Why is this necessary?

Microsoft Dynamics 365 Finance is a popular accounting software used by small to medium business users and provided through the O365 business productivity suite. The information entered, administered and accounted in this system is crucial for the entrepreneur to support reporting to necessary government bodies (e.g. Annual Report to the Chamber of Commerce and Quarterly VAT report to the Tax Office). These regulatory bodies typically accept data in XBRL with a preference through electronic submission via APIs.

Entrepreneur or accountant could try to make XBRL by themselves, however this is not recommended since it’s a technical format and highly detailed. It is driven by a taxonomy that includes business rules for validation and delivery. We support the ability to export the data from their system and import it into xbrlOne to create, validate and deliver the XBRL in a single simple interface.

What is the process?

 

I have to submit a specific report to a specific reporting body?

The great thing about XBRL as the transport for business reporting is that it supports multiple different use cases without exposing the end user (accountant or entrepreneur) to the technical difficulties in creating it.  The software provided by independent software vendors (ISVs) uses this standard driven by taxonomies published by regulatory bodies to support the I have to submit a specific report to a specific reporting body?

The great thing about XBRL as the transport for business reporting is that it supports multiple different use cases without exposing the end user (accountant or entrepreneur) to the technical difficulties in creating it.  The software provided by independent software vendors (ISVs) uses this standard driven by taxonomies published by regulatory bodies to support the end to end standard business reporting (SBR) required.end to end standard business reporting (SBR) required.   

The first prerequisite is to validate and understand which business report you want to create and where it has to be delivered.  This is best done in consultation with your accountant or regulatory body as each governing body is different. You need to validate that your accounting software will support this report.  For a list of Microsoft Dynamics supported XBRL reporting types you can refer to https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/bi-create-reports-with-xbrl. 

The second prerequisite is to ensure your accounting data is entered correctly.  Microsoft Dynamics 365 Finance makes this simple and easy to do as an entrepreneur using standard guidelines and business practices for common industries.  It also allows grows with your business and you can involve and give access to an accountant or business controller when necessary.

How does the mapping work?

Microsoft Dynamics 365 Finance stores the data entered in it’s internal format and structure which is conducive to accounting.  This accounting data needs to then be converted to a format useful for reporting.  This format useful for reporting is XBRL, therefore a mapping within Microsoft Dynamics 365 Finance from the accounting data is necessary. 

Taxonomies are not updated frequently since it will have a large impact to keep up to date.  They are often done through regulatory departments which are driven by government agencies and the policies applied by the relevant governing bodies. Therefore they typically require appropriate communication and notice periods. 

Once the taxonomy (or schema) is in the system then a knowledgeable expert should enter the mappings. Since this is not done too often, independent service vendors provide the experts necessary tools to do this efficient and quickly.  Once the mapping is established, it can then be used and reused for any amount of reporting of data for that structure.

What happens if the XBRL created is not valid?

Since most of the validation rules are embedded in the taxonomy, the mapping and export will catch errors early on.  Once exported, you can upload the Semansys DataBridge Format to xbrlOne, where it will be converted to XBRL and validated.  The validation may yield conversion, business rules or filing rule errors which can be reviewed.  You can then update the data in Microsoft Dynamics 365 Finance, export again and submit the updated content. 

Once validated, you can then confidently trigger the delivery knowing that the data has been qualified and matches the expectations of the regulatory body.

What’s next?

We recognize that this process has a few different steps of manual interaction and was correct at the time to enable user requirements approximately 12 years ago.  Now, we have new techniques and abilities both in Microsoft Dynamics 365 Finance through the AppSource store for plugins and integrations as well in the Semansys platform via APIs and cloud versions of our applications.  We therefore have added to our backlog a direct connection that will be available in Microsoft Dynamics 365 Finance AppSource.  This will enable the user to stay within Microsoft Dynamics 365 Finance while being able to quickly submit directly to the Dutch Tax Office through our xbrlOne platform. 

We are looking for a launching customer or partner globally for this connection.  If you’re interested in efficiently performing your reporting to your regulatory body and use Microsoft Dynamics 365 Finance, please drop us an email at info@semansys.wpcomstaging.com for more information.

Bent u een Microsoft Dynamics Business Central-gebruiker die moet rapporteren aan de Nederlandse regelgevende instanties? Sinds 2008 werken Microsoft en Semansys samen om gebruikers (ondernemers of accountants) van Microsoft Dynamics Business Central te ondersteunen en in staat te stellen het volledige proces te voltooien, terwijl de gebruiker nog steeds de controle heeft over het creëren en kwalificeren van de gegevens voor de regelgevende instantie.

Waarom is dit nodig?

Microsoft Dynamics Business Central is een populair boekhoudsoftware dat wordt gebruikt door kleine tot middelgrote zakelijke gebruikers en wordt geleverd via de O365-productiviteitssuite voor bedrijfsproducten.  De informatie die in dit systeem is ingevoerd, beheerd en verantwoord, is van cruciaal belang voor de ondernemer om te rapporteren aan de noodzakelijke overheidsinstanties (bijvoorbeeld jaarverslag bij de Kamer van Koophandel en Omzetbelastingaangifte bij de Belastingdienst). Deze regelgevende instanties accepteren doorgaans gegevens in XBRL met een voorkeur via elektronische indiening via API’s.

Een ondernemer of accountant kan proberen zelf XBRL rapportages te maken, maar dit wordt niet aanbevolen omdat het een technisch formaat is en zéér gedetailleerd is. Het fundament is een taxonomie met daarin gedefinieerde rapportage, validatie- en levering regels. We ondersteunen de mogelijkheid om de gegevens uit hun systeem te exporteren en in xbrlOne te importeren om de XBRL te creëren, valideren en af te leveren in één enkele eenvoudige interface.

Wat is het proces?

Ik moet een specifiek rapport indienen bij een specifieke uitvragende instantie?

Het mooie van XBRL als formaat voor zakelijke rapportages is dat het meerdere verschillende use-cases ondersteunt zonder dat de eindgebruiker (accountant of ondernemer) te confronteren aan de technische uitdagingen bij het maken ervan. De software die wordt geleverd door onafhankelijke softwareleveranciers (ISV’s) gebruikt deze standaard, gedreven door taxonomieën die zijn gepubliceerd door regelgevende instanties, om het volledige (end-to-end) keten voor standaard bedrijfsrapportage (SBR) te ondersteunen.

De eerste vereiste is om te valideren en te begrijpen welk bedrijfsrapport u wilt maken en waar deze moet worden afgeleverd. Dit kunt u het beste doen in overleg met uw accountant of toezichthoudende instantie, aangezien elk bestuursorgaan anders is. U zal ook moeten valideren dat uw boekhoudsoftware dit rapportage ondersteunt. Voor een lijst met door Microsoft Dynamics ondersteunde XBRL-rapportagetypes kunt u verwijzen naar https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/bi-create-reports-with-xbrl.

De tweede voorwaarde is om ervoor te zorgen dat uw boekhoudgegevens correct worden ingevoerd. Microsoft Dynamics Business Central maakt dit eenvoudig en gemakkelijk voor u als ondernemer met behulp van standaardrichtlijnen en bedrijfspraktijken voor gangbare industrieën. Het meegroeien met uw bedrijf wordt ondersteund en u kunt waar nodig een accountant of bedrijfscontroleur inschakelen en toegang verlenen.

Hoe werkt de mapping?

Microsoft Dynamics Business Central slaat de boehoudgegevens op in de interne indeling en structuur. Deze boekhoudgegevens moeten vervolgens worden geconverteerd naar een rapportageformaat (XBRL). Daarom is een mapping binnen Microsoft Dynamics Business Central van de boekhoudgegevens noodzakelijk.

Taxonomieën worden niet vaak bijgewerkt, omdat het een grote impact heeft om up-to-date te blijven. Ze worden gemaakt via regelgevende afdelingen die worden aangestuurd door overheidsinstanties en het beleid van de relevante bestuursorganen volgen. Daarom vereisen ze doorgaans passende communicatie- en wijzigtermijnen.

Zodra de taxonomie (of schema) in het systeem aanwezig is, moet een deskundige de mappings invoeren. Aangezien dit niet regelmatig hoeft te gebeuren, bieden onafhankelijke serviceleveranciers de experts de nodige hulpmiddelen om dit efficiënt en snel te doen. Zodra de mapping is vastgesteld, kan deze vervolgens worden gebruikt en hergebruikt voor elke hoeveelheid van rapportagegegevens die aangeleverd dienen te worden.

Wat gebeurt er als het gemaakte XBRL niet valide is?

Aangezien de meeste validatieregels zijn opgenomen in de taxonomie, zullen de mappings en export vroegtijdig fouten constateren. Eenmaal geëxporteerd, kunt u het Semansys DataBridge-formaat uploaden naar xbrlOne, waar het zal worden geconverteerd naar een XBRL-bericht en worden gevalideerd. De validatie kan conversie, bedrijfsregels of andere validatie meldingen opleveren die ingezien kunnen worden. Vervolgens kunt u de gegevens in Microsoft Dynamics Business Central bijwerken, opnieuw exporteren en de bijgewerkte inhoud verwerken.

Eenmaal gevalideerd, kunt u de indiening met vertrouwen starten, wetende dat de gegevens zijn gevalideerd, gekwalificeerd en voldoen aan de verwachtingen van de regelgevende instantie.

Wat is het volgende?

We erkennen dat dit proces een aantal verschillende handmatige stappen van interactie heeft en destijds correct was om gebruikersvereisten van ongeveer 12 jaar geleden mogelijk te maken. Nu hebben we nieuwe technieken en mogelijkheden, zowel in Microsoft Dynamics Business Central via de AppSource-store voor plug-ins en integraties als in het Semansys-platform via API’s en de cloudversies van onze applicaties. We hebben daarom een directe verbinding toegevoegd aan onze backlog die beschikbaar zal zijn in Microsoft Dynamics Business Central AppSource. Hierdoor blijft de gebruiker binnen Microsoft Dynamics Business Central en kan hij zich via ons xbrlOne platform snel direct bij de Belastingdienst aanmelden.

Voor deze verbinding zijn wij wereldwijd op zoek naar een meewerkende klant of partner. Als u geïnteresseerd bent in het efficiënt uitvoeren van uw rapportage aan uw toezichthoudende instanties en Microsoft Dynamics Business Central wilt gebruiken, stuur ons dan een e-mail op info@semansys.wpcomstaging.com voor meer informatie.